Sammen

Studentsamskipsnaden Sammen leverer tjenester på en rekke studiesteder over hele Vestlandet. Tjenestene omfatter studentboliger, treningssentre, kantinedrift og en rekke velferdstjenester. Sammen hadde behov for å samle alle sine tjenester i en felles brukerflate til 45.000 studenter.

Sammen drifter rundt 6.000 boliger, har 20.000 medlemmer fordelt på 10 treningssentre, mer enn 40 spisesteder og over 45.000 brukere.

Utfordringen deres var at de hadde veldig fragmenterte løsninger for studentene sine, med ett system for trening, ett system for bolig, samt fem varianter av hjemmesidene – en for hver lokasjon. Studentene fant ikke informasjonen de trengte, og måtte forholde seg til ulike systemer for ulike deler av Sammens tjenestetilbud.

Problemstilling

Sammen er studentsamskipnaden for hele vestlandet og nærmere 45.000 studenter, og har et stort tjenestetilbud på flere lokasjoner. Men systemene er i liten grad synkroniserte, og brukerne av forskjellige tjenester må hoppe bukk mellom flere eksterne plattformer og tredjeparts-løsninger for å administrere bolig, trening, mat, kurs, og mange andre tjenester. Tjenestetilbudet varierer og mellom distriktene, som gjør det vanskelig å vise riktig informasjon til riktig bruker. Nettsidene er dermed vanskelige å holde oversikt på, som fører til duplikat-innhold, som igjen gjør problemet verre. Informasjonsmangel hos studentene har ført til et økende volum av henvendelser og spørsmål Sammen må besvare.

Løsning

Prosjektet ble etablert med tre parallelle løp:
– Et løp for å bedre samhandlingsevnen på tvers av lokasjoner og byer i organisasjonen. Implementering av virtuelle teams og implementering av nytt saksbehandlingssystem for å istandsette de ansatte til bedre brukerservice.

-Et løp for systemarkitektur, der vi bygget et mellomlag for alle tjenester i skyen, for å kunne tilby en felles innlogging for alle tjenester, beholde kontroll på dataen og selv kontrollerer hvordan tjenestene blir eksponert.

-Et løp for informasjonsarkitektur, der vi basert på brukerinnsikt utviklet en ny struktur og design for alle tjenesteområdene, som kan kontinuerlig utvikles med nye funksjoner og drives av et kjerneteam i organisasjonen.

Alle løpene blir styrt gjennom et felles digitalt veikart som er prioritert basert på brukerinnsikt, teknologisk mulighetsrom, og strategisk prioriteringer.

Resultat

Resultatet er en helt ny nettside hvor omfanget ble redusert fra over 3.000 til ca 250 sider. Samtidig etablerte også Sammen ett felles kontaktpunkt for sine tjenester på tvers av lokasjonene, noe som ga kundestøtte et skikkelig løft.

88% av alle henvendelser er nå løst innen én dag, og lanseringen gikk smertefritt — på tid og budsjett!

Geir Nesse
IT-sjef, Sammen

Vi er SÅ fornøyde med de nye nettsidene våre!

Marita Monsen
Kommunikasjonsdirektør, Sammen

Rulletekst

Prosjektleder:
Torstein Utne

UX design:
Jacob Lysgaard og Ingfrid Daland Næss

Utvikling:
Øyvind Øyen, Nicholas Mowatt, Espen Eika

Ingfrid Daland Næss

Ingfrid Daland Næss

UX designer